24. September 2026

Pflegesätze 2027 kalkulieren – Entgeltverhandlung vorbereiten

In vier Wochen von der Datengrundlage zur abgestimmten Verhandlungsposition

Welche Vergütung benötigt Ihre Einrichtung 2027, um Versorgung, Personaleinsatz und Wirtschaftlichkeit zusammenzubringen? Recht & Partner Unternehmens- und Personalberater unterstützen stationäre Pflegeeinrichtungen und ambulante Dienste dabei, Pflegesätze 2027 zu kalkulieren und Entgeltverhandlung vorzubereiten. Ausgangspunkt sind nicht allein vorhandene Kosten, sondern die Passung von Leistungsangebot, Personalplanung und Organisation. Nur wenn Leistungsbedarf nachvollziehbar, Leistungen real erbracht und dokumentiert sind, können Regressforderungen ausgeschlossen werden.

Wenn die Kalkulation steht, aber die Begründung fehlt

Eine ausgefüllte Kalkulation ist noch keine überzeugende Verhandlungsgrundlage. Nicht erklärte Kostensteigerungen, widersprüchliche Personalansätze oder unvollständige Nachweise können Rückfragen und Nachforderungen auslösen. Fehlen intern abgestimmte Entscheidungsspielräume, müssen Positionen unter Zeitdruck geklärt werden. Das kann Verhandlungen verlängern, Leitungskapazitäten binden und das Risiko erhöhen, dass notwendige Vergütungsanpassungen nicht ausreichend begründet werden.

Die vierwöchige Vorbereitungsphase sollte deshalb sechs bis acht Wochen vor dem Verhandlungstermin beginnen, um vor dem Verhandlungstermin noch einen zeitlichen Sicherheitspuffer zu haben. Betriebsdaten, betriebliche Planung und wirtschaftliche Argumentation müssen zu einer gemeinsamen Entscheidungsgrundlage zusammengeführt werden, um souverän in die Verhandlung gehen zu können.

Das vierwöchige Vorbereitungsprojekt Pflegesätze 2027 kalkulieren und verhandeln

Wir arbeiten mit einem kleinen Projektteam aus Geschäftsführung, kaufmännischer Verantwortung, evt. Controlling und Pflegedienstleitung. Zum Start vereinbaren wir das erforderliche Datenpaket, Zuständigkeiten und wöchentliche Abstimmungstermine. Jede Woche endet mit einem überprüfbaren Zwischenergebnis.

Woche 1: Ausgangslage klären und Zahlen zusammenführen

Welche Leistungen sollen 2027 erbracht werden? Welche Veränderungen sind bereits beschlossen? Wir sichten bestehende Vergütungsvereinbarungen, Kosten- und Leistungsdaten 2025/2026 sowie die Personalplanung. Gemeinsam gleichen wir Angaben aus Finanzbuchhaltung, Personalabrechnung und Leistungsstatistik ab.

Wir unterscheiden laufende Aufwendungen von Einmaleffekten und prüfen, ob Kosten und Leistungen denselben Bereichen und Zeiträumen zugeordnet sind. Fehlende Angaben werden mit Verantwortlichen und Erledigungsterminen festgehalten.

Zwischenergebnis: eine abgestimmte Ausgangsrechnung und eine Übersicht der noch zu belegenden Planungsannahmen.

Woche 2: Das Leistungsportfolio definieren und Pflegesätze 2027 kalkulieren

Wir entwickeln die Vorschau für den vorgesehenen Vereinbarungszeitraum. Dafür verbinden wir geplante Leistungsmengen mit Personalbedarf, Jahrespersonalkosten und Sachaufwendungen. Feststehende Tarifschritte unterscheiden wir von Prognosen. Veränderungen gegenüber der bisherigen Kalkulation werden nach Preis-, Mengen- und Organisationseffekten aufgeschlüsselt.

Stationäre Pflege: Wir verknüpfen Belegungstage und Pflegegradstruktur mit Stellenumfang, Qualifikationsmix und Wohnbereichsbesetzung. Vereinbarte, tatsächlich besetzte und für 2027 geplante Stellen werden gegenübergestellt. So wird nachvollziehbar, welche Personalausstattung dem Leistungsangebot zugrunde liegt.

Ambulante Pflege: Wir ermitteln verfügbare Einsatzkapazitäten und berücksichtigen neben Leistungszeiten auch Wege, Dokumentation, Abstimmung und Ausfälle. SGB-XI-Leistungen und häusliche Krankenpflege werden getrennt betrachtet; gemeinsame Aufwendungen werden nachvollziehbar zugeordnet. Die Kalkulation übersetzen wir in die jeweilige Vergütungsstruktur.

Den sozialrechtlichen Bezug bilden stationär §§ 84, 85 und 87 SGB XI, vollstationär ergänzend § 113c SGB XI; ambulant § 89 SGB XI sowie für häusliche Krankenpflege § 132a Absatz 4 SGB V. Die jeweiligen vertraglichen Vorgaben werden berücksichtigt.

Zwischenergebnis: eine bearbeitbare Kalkulation, die jede wesentliche Veränderung gegenüber der Ausgangsbasis erklärt.

Woche 3: Risiken prüfen und Handlungsspielräume bestimmen

Wir testen, wie empfindlich die Kalkulation auf veränderte Annahmen reagiert: Was bedeuten weniger Belegungstage, höhere Ausfallzeiten oder längere Wege? Welche Folgen hätte die Kürzung einer geforderten Vergütungsanpassung?

Basis- und Belastungsszenarien zeigen die Auswirkungen auf Erlöse und Kostendeckung. Gemeinsam bestimmen wir prioritäre Forderungen und wirtschaftliche Grenzen.

Dabei unterscheiden wir zwischen begründungsfähigem Vergütungsbedarf und organisatorischem Handlungsbedarf. So wird beispielsweise erkennbar, ob eine ungünstige Tourenauslastung zusätzlich betriebliche Anpassungen erfordert.

Zwischenergebnis: eine Entscheidungsvorlage mit quantifizierten Risiken und konkreten Handlungsoptionen.

Woche 4: Argumentation erproben und Verhandlung vorbereiten

Wir verdichten die Ergebnisse zu einer nachvollziehbaren Darstellung: Was verändert sich 2027, warum entstehen dadurch Kosten und wie leitet sich daraus die Forderung ab?

In einer Verhandlungssimulation prüfen wir kritische Positionen. Ihr Team übt, Rückfragen anhand der Kalkulation und zugehöriger Belege zu beantworten. Wir halten fest, wer welche Themen vertritt, welche Zugeständnisse intern freigegeben sind und wann eine erneute Entscheidung der Geschäftsführung erforderlich wird.

Endergebnis: ein abgestimmtes Verhandlungspaket mit Argumentationsleitfaden, Nachweisen, Antworten auf erwartbare Einwände und klarer Rollenverteilung.

Ihr Nutzen: weniger Nacharbeit, mehr Entscheidungssicherheit

Nach vier Wochen verfügen Sie nicht nur über eine Rechentabelle. Sie können Forderungen erklären, Alternativen bewerten und die wirtschaftlichen Folgen möglicher Verhandlungsergebnisse einschätzen.

Das kompakte Projekt bündelt die Vorbereitung in einem vereinbarten Zeitraum. Bestehende Daten werden gezielt genutzt; offene Fragen werden schrittweise entschieden, statt bis zum Verhandlungstermin liegen zu bleiben. Die Kalkulation bleibt anschließend für Folgeplanung und Controlling verwendbar.

Eine bestimmte Vergütung lässt sich damit nicht garantieren. Sie gehen jedoch mit einer geprüften Zahlenbasis, einer intern abgestimmten Position und einer souveränen Haltung in die Verhandlung.

Wann steht Ihre Entgeltverhandlung für 2027 an?

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