• Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil

Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil

Die Stellenbeschreibung bildet die Grundlage für die Personalbeschaffung. Sie zeigt auf, welche Qualifikationen von einem Bewerber verlangt werden müssen, um die Arbeitsaufgabe effizient bewältigen zu können.

Basierend auf der Stellenbeschreibung kann das Anforderungsprofil erstellt werden. Es gibt die Tätigkeitsanforderungen der Aufbauorganisation für ihre kleinste Einheit die Stelle wieder. Dazu werden die einzelnen Anforderungselemente aufgelistet, bewertet und so zu einem Soll-Profil zusammengefasst.

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Stellenbeschreibungen haben in Deutschland zwar eine lange Tradition, sind aber für die betriebliche Personalarbeit keineswegs unverzichtbar. Es ist zwar nahe liegend, sie im Rahmen der arbeitsplatzbezogenen Informationspflichten des Arbeitgebers nach §§ 81, 90 BetrVG einzusetzen, sie sind aber nicht zwingend und machen das auf Seiten des Betriebes erwünschte Aufgabengebiet mit den Zielen und Pflichten der Stelle transparent.

Für die zunehmende Prozessorientierung und Teamorganisation der Arbeit kann eine detaillierte Stellenbeschreibung eher hinderlich sein, da sie durch die Orientierung auf den Einzelarbeitsplatz der flexiblen Zusammenarbeit der Gruppenmitglieder zuwider laufen kann. Der Gefahr der starken Fixierung auf den eigenen Aufgabenbereich soll deswegen mit rollenbezogenen Funktionsbeschreibungen entgegen gewirkt werden.

Struktur der Stellenbeschreibung

  • Aufgabenbild: Hauptaufgabe, Einzelaufgaben, Befugnisse
  • Organisatorische Eingliederung: übergeordnet, untergeordnet, Stellvertretung
  • Kommunikationsbild: erhält Informationen von, gibt Informationen an
  • Anforderungen: Ausbildung, Erfahrung, Kenntnisse, Fähigkeiten

Von der Stellenbeschreibung zur Funktionsbeschreibung

Das in der dynamischen Unternehmenspraxis immer stärker zum Nachteil werdende Manko der Stellenbeschreibung besteht in der Gefahr der Überorganisation und rigiden Aufgabenfixierung, die den Stelleninhaber in seiner Kreativität, persönlichen Initiative, Flexibilität und eigenverantwortlichem Handeln zu hemmen drohen. Nicht nur situationsspezifisch flexible Reaktionen drohen eingeschränkt zu werden. Auch können Lern- und Innovationsprozesse behindert werden.

Mit weniger formalisierenden Varianten versucht die Unternehmenspraxis diese zunehmend kontraproduktiven Wirkungen detaillierter Verhaltensreglementierung durch so genannte Funktionsbeschreibungen auszuschließen. Dabei geht es um die Beschreibung von Funktionen, d.h. von Rollen, die in einer Organisation von einem oder mehreren Mitarbeitern wahrgenommen werden.

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Ziel einer „Funktionsbeschreibung“ ist es, wesentliche Schwerpunktaufgaben und verantwortete Ergebnisse zu klären. So verstanden schaffen Funktionsbeschreibungen effektiven Nutzen:

  • Eine Funktionsbeschreibung fördert das gegenseitige Rollenverständnis von Mitarbeitern und Vorgesetzten.
  • Je klarer die verantworteten Ergebnisse sind, umso leichter ist es, daraus Ziele abzuleiten.
  • Klarheit von Rolle und Verantwortung helfen bei Funktionsbewertung, Eingruppierung und für Marktvergleiche und damit beim Aufbau einer marktgerechten Vergütungsstruktur.
  • Rollen bilden ebenso die Grundlage für Prozessbeschreibungen im Rahmen des Qualitätsmanagements und der Berechnung von Prozesskosten.
  • Im Spektrum der Funktionen eines Unternehmens zeigen sich für Mitarbeiter persönliche Entwicklungsperspektiven.
  • Neuen Mitarbeitern und Bewerbern werden die angestrebte Rolle und deren Anforderungen vermittelt.

Sollen Funktionsbeschreibungen entwickelt und eingeführt werden, so gelingt dies am besten, wenn

  • eine kleine Projektgruppe mit Führungskräften, Mitarbeitern und Betriebsräten gebildet wird, um Akzeptanz sowohl bei der Erstellung als auch bei der Einführung zu erzeugen,
  • die Schwerpunktaufgaben, verantworteten Ergebnisse und Indikatoren in Interviews mit den Funktionsträgern erfasst werden,
  • die Aufgaben in einer begrenzten Zahl von Funktionsbeschreibungen standardisiert und in Funktionstypen gebündelt abgebildet wird.

Anforderungsprofil

Aus der Stellen- bzw. Funktionsbeschreibung und den darin enthaltenen Anforderungsarten oder Schwerpunktaufgaben wird ein weiteres Instrument der Individualplanung im Personalmanagement abgeleitet – das Anforderungsprofil.

Das Anforderungsprofil wird im Idealfall auf der Basis einer vorhandenen Stellen- oder Funktionsbeschreibung erstellt und davon abgeleitet. Es enthält sämtliche Anforderungen und Erwartungen, die das Personalmanagement an den Mitarbeiter der zu besetzenden Stelle richtet.

Die Anforderungen lassen sich bestimmen hinsichtlich

  • des geforderten Könnens,
  • Wissens,
  • der beruflichen Erfahrung,
  • körperlichen, geistigen und psychischen Belastbarkeit,
  • und der zu übernehmenden Verantwortung.

Im Zentrum der Überlegungen steht dabei, dass alle notwendigen Anforderungen berücksichtigt werden, die erforderlich sind, um den Erwartungen an die jeweilige Position gerecht zu werden. Mit Hilfe eines solchen Anforderungsprofils kann nun eine detaillierte Anforderungsmitteilung abgefasst werden, die zur Personalbeschaffung auf dem internen bzw. externen Arbeitsmarkt dient.

Zu einer optimalen Besetzung der freien Stelle kommt es, wenn im Idealfall das Anforderungsprofil aus der Stellenbeschreibung mit dem individuellen Qualifikationsprofil des zu beschaffenden Mitarbeiters völlig kongruent ist. Da sich aber eine vollständige Deckungsgleichheit nur selten erreichen lässt, sollte eine Toleranzgrenze im Sinne einer Mindestanforderung festgelegt werden. Kommen mehrere Mitarbeiter für eine Stelle in Frage, so ist dem Mitarbeiter mit der geringsten Distanzfläche der Vorzug zu geben.

Der Abgleich von Anforderungsprofil und Qualifikationsprofil ergibt im dritten Schritt ein Eignungsprofil. Dieses Eignungsprofil bildet nun eine wesentliche Grundlage für die Personalauswahl. Ziel ist es, eine möglichst weitgehende „Übereinstimmung“ von Anforderungs- und Qualifikationsprofil zu erreichen.